Cara Membuat Mail Merge di Word Paling Gampang
Cara membuat mail merge sangat penting dipelajari, terutama bagi para pekerja kantoran karena fungsinya yang begitu berguna untuk membuat suatu dokumen dengan isi sama, tetapi dapat dikirim untuk penerima berbeda-beda dengan gampang. Jadi, tidak perlu repot-repot jika harus mengirim ke banyak orang. Mail merge dapat dipakai ketika ingin membuat surat, amplop, label, maupun hal lainnya yang diperlukan.
Dalam membuat mail merge terdapat dua dokumen penting yang mana sangat diperlukan, yaitu
1. Membuat Data Source
Buat data source di Microsoft Excel. Saya contohkan dengan membuat daftar nama serta alamat kemudian simpan dengan nama yang mudah diingat.
2. Membuat Dokumen Master
Jika sudah, saatnya membuat dokumen master memakai Microsoft Word seperti contoh di bawah lalu simpan dengan nama Dokumen Master atau lainnya sesuai keinginan. Jangan lupa untuk memberikan jarak memakai enter agar terlihat lebih rapi. Anda tidak perlu menutup Word sebab akan langsung menuju langkah berikutnya melalui MS Word juga.
3. Penggabungan
Setelah tahap kedua tadi, saatnya kita memasuki tahap penggabungan antara data source dan dokumen master.
Tanda kurung (siku) dua merupakan tempat data source yang nantinya akan ditampilkan. Anda juga dapat menyesuaikan sesuai kebutuhan nama dari data source.
Dalam membuat mail merge terdapat dua dokumen penting yang mana sangat diperlukan, yaitu
- Dokumen master: dokumen ini merupakan dokumen utama di mana berisi sama yang dapat dikirimkan ke semua orang.
- Data source: sedangkan data source adalah dokumen dengan isi khusus untuk tiap penerima, contohnya adalah bagian alamat, nomor telepon, dan nama penerima. Data source dapat diambil dari Access, Excel, Contact di Outlook atau lainnya.
Tetapi, kali ini saya akan memberikan cara pembuatan mail merge dengan memanfaatkan data source dari Excel karena akan lebih gampang dan cepat. Selain itu ada kelebihan lain seperti di bawah ini.
- Kemudahan dalam pengontrolan data serta penambahan data-data baru bila mana diperlukan.
- Excel lebih umum digunakan. Jadi, jika ada kesalahan dalam input data kita tidak akan mengalami kesusahan untuk memperbaikinya. Contohnya memperbaiki kesalahan ejaan nama atau alamat.
- Kemudahan dalam menyalin atau menggunakan data tersebut ke dalam lembar kerja lainnya. Misalkan Anda membuat suatu dokumen berbeda namun dengan data sama persis dengan data source tersebut tinggal menyalin saja tanpa membuat data baru.
Tahapan Dalam Pembuatan Mail Merge di Word
Terdapat 4 tahap yang saya buat akan kamu lebih mudah memahaminya dan tidak terlalu membingungkan. Simak terus tutorial di bawah ini sampai selesai.1. Membuat Data Source
Buat data source di Microsoft Excel. Saya contohkan dengan membuat daftar nama serta alamat kemudian simpan dengan nama yang mudah diingat.
2. Membuat Dokumen Master
Jika sudah, saatnya membuat dokumen master memakai Microsoft Word seperti contoh di bawah lalu simpan dengan nama Dokumen Master atau lainnya sesuai keinginan. Jangan lupa untuk memberikan jarak memakai enter agar terlihat lebih rapi. Anda tidak perlu menutup Word sebab akan langsung menuju langkah berikutnya melalui MS Word juga.
3. Penggabungan
Setelah tahap kedua tadi, saatnya kita memasuki tahap penggabungan antara data source dan dokumen master.
- Klik pada grup mailings > select recipients > use an existing list.
- Bila sudah maka akan muncul kotak dialog data source, kamu tinggal mencari tempat di mana data source yang sebelumnya sudah dibuat memakai Excel kemudian klik open.
- Kota select table akan terbuka. Jangan lupa mengklik sumber data yang akan kita gunakan dan centang pada pilihan first row of date contains column headers di bagian bawah lalu klik ok.
- Jangan bingung dahulu bila data tidak muncul karena tahap ini belum selesai. Untuk memasukkan data yang akan digunakan, taruh kursor di bawah tulisan Kepada Yth > pada grup mailings klik insert merge field > pilih nama.
- Untuk memasukkan alamat caranya juga sama pada grup mailings > pilih insert merge field > alamat_kota.
- Nah, jika sudah akan berubah menjadi seperti pada gambar di bawah.
Tambahan:
- Di situ kamu dapat mengkostumisasi format dari surat yang akan dibuat, misalkan seperti memberikan efek bold pada bagian nama.
- Jika kamu tidak ingin memasukkan semua data yang terdapat di dalam data source, kamu bisa menyeleksinya melalui pilihan pada mailings > edit recipient list > hilangkan tanda centang pada data yang tidak diinginkan > ok. (lihat gambar di bawah)
- Sedangkan jika ingin menambahkan data baru, buka kembali kotak dialog mail merge recipients seperti tadi lalu klik nama data dan pilih refresh
- Untuk melihat hasil dari gabungan data source dengan dokumen master sudah berhasil atau belum, kamu tinggal klik preview results. Di situ akan ditampilkan data demi data. Tanda panah di kanan dan kiri berguna untuk berpindah melihat data selanjutnya atau sebelumnya.
- Nah, kalau dirasa ada yang perlu diubah dari data tersebut tinggal klik preview results lalu lakukan pengeditan sesuai kebutuhan.
4. Mencetak Serta Menyimpoan Hasil Mail Merge Kita
Apabila sudah selesai dan siap untuk disimpan atau dicetak tekan saja finish & merge lalu
- Print documents: jika ingin dicetak langsung. Selanjutnya kamu akan dihadapkan pada tiga opsi, yaitu all untuk melakukan pencetakan semua surat yang akan dikirimkan ke tiap nama penerima, current record untuk melakukan penge-print-an pada halaman aktif, dan from jika ingin mencetak surat sesuai pilihan saja.
- Edit individual documents: bila kamu ingin menyimpannya dalam dokumen baru maka klik pilihan ini. Di dalamnya akan ada opsi yang sama dengan di atas tadi. Hasil penyimpanan di dokumen baru surat tersebut ditampilkan tiap halaman.
Baca juga: Cara Bikin Email Baru
Semoga dengan adanya pembahasan ini Anda dapat lebih mudah mempelajari dan membuat cara membuat mail merge menggunakan Word. Terima kasih sudah berkunjung di www.ifabrix.com.
