Software Payroll Solusi Baru Pengganti Spreadsheet Dalam Perhitungan Gaji

Kecanggihan teknologi di masa millenial berkembang sangat pesat, hingga saat ini adanya Excel, Google Form, ataupun Google Sheet banyak digunakan sebagai spreadsheet (pengolah data) dalam sebuah perusahaan. Dari banyaknya teknologi, spreadsheet masih menjadi favorit sebagai alat pengolah data, mulai data profile pegawai hingga perhitungan gaji karyawan.

Spreadsheet membutuhkan biaya yang relatif kecil, sehingga lebih efisien dalam penggunaan biaya perusahaan. Meskipun masih banyak yang memakai spreadsheet, software Payroll juga bisa diandalkan atau akan lebih baik lagi. Berikut beberapa alasan untuk anda segera meninggalkan spreadsheet sebagai alat untuk keperluan gaji karyawan dalam perusahaan:


1. Kecurangan Dalam Spreadsheet
Kontrol keuangan sangat perlu dilakukan terutama untuk hal gaji karyawan karena hal tersebut menjadi fokus yang diutamakan oleh perusahaan dan merupakan salah satu pengeluaran terbesar di setiap bulannya.

Kerentanan penggunaan speadsheet dapat disebabkan oleh salah mengetik formula atau bahkan adanya kecurangan. Kecurangan yang terjadi adalah akibat mudahnya mengganti data hanya dengan mengetik dalam sheet. Kecurangan ataupun kesalahan ini jika terus menerus terjadi dalam jumlah besar maka akan merugikan perusahaan.

2. Konsolidasi
Dengan adanya beberapa branch perusahaan akan lebih sering melakukan kontrol hanya pada pusat karena konsolidasi setiap data akan disinkronkan dengan data di perusahaan pusat. Dalam spreadsheet data memiliki lokasi yang terpisah pisah, tentu adanya data yang terpisah seperti ini akan menambah kesulitan pihak yang bertugas di pusat data untuk meringkas atau melakukan arsip.

3. Batas Maksimum File
Beberapa sofware akan membatasi ukuran file yang akan dikirim, tentu saja jika menggunakan spreadsheet dengan banyak formula di dalamnya dan sesuai jumlah pegawai akan semakin memperbesar ukuran file. Besarnya jumlah ini akan memakan waktu yang lama dalam proses transfer file spreadsheet. Akibatnya, proses kerja beberapa karyawan tidak efektif dan akan mengganggu pekerjaan yang lainnya.

Baca Juga : Keuntungan Jika Perusahaan Memiliki Absensi Online

4. Ancaman Virus Terhadap File
Virus wannacry yang sempat menjadi sorotan pemberitaan utama dunia menjadi salah satu penyebab ketidakamanan data berbentuk spreadsheet. Data pembagian gaji karyawan akan menjadi file yang terpenting menjelang pemberian gaji, tidak dapat dibayangkan rekaman data yang akan diberikan pada pihak bank tersebut hilang dalam waktu dekat dengan deadline. Tentu dengan hilangnya data ini akan menimbulkan permasalahan baru bagi perusahaan, seperti protes karyawan dan sebagainya.

Itulah beberapa hal yang berkaitan dengan kekurangan spreadsheet dan mengapa harus segera berpindah dari sistem spreadsheet menjadi Payroll Software seperti LinovHR. Beberapa antisipasi sebenarnya dapat dilakukan untuk melindungi file berupa spreadsheet, baik penguncian file, cell, ataupun lainnya. Namun beberapa hal akan sedikit sulit dihindari misalnya seperti serangan virus terhadap file yang ada.

Untuk itu, beralihlah ke Payroll Software berbasis HRIS dari LinovHR. Aman, praktis dan semua tugas pengelolaan gaji karyawan akan lebih terotomatisasi. Dengan Payroll Software LinovHR Kegiatan seperti perhitungan Payroll, pembayaran gaji berserta komponen-komponennya secara rutin maupun periodik, pengelompokkan Payroll berdasarkan jenis karyawan, pembuatan slip gaji, hingga menghasilkan laporan Payroll.

Segera dapatkan uji coba Payroll Software LinovHR secara gratis.